Aprende a elaborar el balance de tu empresa

Pues sí….ya hemos llegado hasta aquí, el famoso balance de tu empresa….imagino que más de una vez el banco te ha pedido que aportes el balance de tu empresa además de una cuenta de resultados. En la mayoría de las ocasiones llamamos a la gestoría para que nos lo prepare y tal cual nos lo dan lo remitimos, mirando lo que hay escrito allí, sean números o letras como si fuese chino mandarín. Y creeme, es importante manejar estos conceptos si has dedicido gestionar tu propio negocio, así que hoy te voy a explicar cómo elaborar el balance de tu empresa y a descifrar lo que hay dentro de él.

El balance de tu empresa

Para desallorar este artículo no voy a utilizar terminología de expertos en finanzas y contabilidad y por el contrario intentaré que las definiciones y conceptos sean lo más sencillos y simples posible, aunque pueda pecar en algún caso de excesiva simplicidad.

¿Qué pretende reflejar el balance? ¿Para qué ponerse con un papel y un bolígrafo a escribir cifras y letas? Lo que pretendemos al elaborar el balance de tu empresa es que tú o cualquier persona que vea ese documento tenga claro qué es lo que tienes en tu negocio, ya sean cosas buenas (dinero en la caja, dinero en el banco….) o no tan buenas ( préstamos con el banco o deudas con proveedores). Esto es lo que muchos libros de contabilidad y finanzas llaman conocer la situación patrimonial de tu empresa.

La primera regla que tienes que saber es que nada aparece de la nada (bonita frase). Ya sabemos que los billetes no aparecen en los árboles, y que cualquier cosa que tengas en tu negocio ( sea una moneda de 1 euro en la caja, una silla en tu oficina o un producto listo para venderlo) no ha llegado de la nada, sino que está ahí porque pusiste al crear tu negocio dinero para arrancar (capital), porque has ido ganando dinero en los últimos años y guardando ese dinero (reservas) o porque has pedido dinero prestado a alguien, por ejemplo a un banco (deuda o crédito). Por lo tanto, cuando empiezas a dibujar un balance en tu hoja en blanco puedes escribir tal cual miras en el papel a tu izquierda los bienes que tienes en tu negocio. Imaginemos que acabas de crear la empresa, y que lo has hecho con 6.000 euros que has depositado en el banco.

A la izquierda en ese folio en blanco pondrías los 6.000 euros que tienes en el banco y puedes describir ese dinero como “cuenta corriente”. Esto es lo que la contabilidad le llama “activo”. Podríamos decir que lo que es activo es “bueno” para tu empresa (esto tiene muchas matizaciones, jejeje, pero nos vale por ahora).  ¿De dónde has salido estos 6.000 euros que acabas de escribir en “cuenta corriente”? Pues del dinero con el que has constituido el negocio. A este dinero con el que creas tu negocio se le puede llamar capital o recursos propios.  Así que el balance de tu empresa recién creada quedaría así:

BALANCE DE TU EMPRESA

De esto puedes ver que lo que haya en un lado del balance tiene que estar compensado en el otro. Puedes imaginar el balance de tu empresa como una balanza siempre equilibrada. Es como aquello de que la energía ni se crea ni se destruye simplemente se transforma. No es como aquel coche Jaguar que aparecía en la cochera del alcalde y que su esposa no sabía de dónde había salido…..el activo es el Jaguar….para que aparezca el Jaguar en tu cochera tienes que haber puesto la pasta que cuesta el Jaguar para comprarlo (eso sería capital o recursos propios) o pides el dinero al banco (eso es deuda o recursos ajenos, ajenos por aquello de que te los presta alguien). O tú pones el dinero o lo pides, pero ya sabes los Jaguar no aparecen solos en los garajes…..pues eso extrapolalo al balance de tu empresa.  Los productos no llegan porque sí al almacen para venderlos ¿verdad?.

Imaginemos que hemos creado una empresa de reparto para restaurantes de la zona y con esos 6.000 euros hemos comprado dos pequeñas motocicletas en las que nos hemos gastado 4.000 euros. ¿De dónde han salido los 4.000 euros para comprar las motos? De los 6.000 euros que hemos puesto para arrancar el negocio.  En línea con lo que os contaba del simil de la balanza, en contabilidad hay una regla que dice que Activo = Pasivo + Neto , esto es, lo que hay a un lado tiene que ser igual que lo que hay al otro ( recuerda la balanza en equilibrio). El balance de tu empresa quedaría así después de comprar las motocicletas:

balance de tu empresa

Como ves el balance de tu empresa sigue equilibrado. A un lado hay 6.000 euros y a al otro tamibén hay 6.000 euros. A la izquierda está tu activo. ¿Cómo se descompone ahora?. Tienes dos motocicletas valoradas en 4.000 euros en total y te queda en la cuenta corriente 2.000 euros. ¿De dónde salió este activo? Salió de los 6.000 euros que pusistes al arrancar tu negocio (en tu caso es lo que la contabilidad llama capital o recursos propios).

Sigamos. Quieres realizar una campaña de captación de restaurantes, vas a pasarte unas semanas visitándolos, quieres preparar unos dosiers y sabes que con los 2.000 euros que te quedan vas corto por lo que solicitas al banco un préstamo de 6.000 euros. Si el banco te lo concede, tendrás 6.000 euros más para tu empresa. ¿Cómo incluiríamos esto en el balance de tu empresa?. Así:

balance de tu empresa

¿ Qué es lo primero que volvemos a ver? Que existe equilibrio entre lo que hay a un lado y a otro del balance…. ya sabes que salvo en el caso de los alcades y concejales las cosas no salen de la nada. En este caso qué ocurre cuando el banco nos da el préstamo. ¿le debemos ese dinero al banco?…Si, por lo que en la derecha tendremos que anotar esa deuda con el banco. ¿ y dónde va ese dinero en cuanto formalizamos el préstamo? A nuestra cuenta corriente que pasa de tener 2.000 euros después de comprarnos las motos a 8.000 euros, los 2.000 € de antes y los 6.000 € que nos ingresa el banco al firmar el préstamo.

Cómo ves esto se puede ir haciendo más y más complejo a medida que vas haciendo cosas en el día a día de tu empresa, pero lo que me importa en este artículo es que veas claro que lo que hay detrás de la contabilidad de tu negocio no es magia (lo de la magia lo dejamos para los Jaguars) y que puedes leer el balance de tu empresa sabiendo que todo lo que hay a la izquierda son tus activos y tienen y deben tener obligatoriamente su contrapartida en la derecha, o bien porque has puesto dinero (recursos propios) para adquirir esos activos, porque año a año tu negocio ha generado ese dinero via beneficios  o bien porque has pedido dinero prestado ese dinero (a los proveedores que te sirven la mercancía y te dan tiempo hasta cobrarla, o a los bancos).

Una vez dicho esto es importante saber que en un lado y otro del balance no va todo revuelto como si estuviese en un cajón desastre sino que se clasifica. El activo (recuerda lo del lado de la izquierda) se clasifica en función de su grado de liquidez…..esto es muy fácil. ¿Qué es más facil hacer dinero liquido, la pasta que tienes en tu cuenta corriente o un local comercial que tienes comprado?. El dinero de la cuenta vas al banco lo sacas y punto. Lo de convertir en dinero el local comercial te va a llevar mucho más tiempo. Los activos más liquidos los incluimos en lo que se llama “activo circulante“, (puedes leer el siguiente actículo de nuestro blog: “Activo circulante de un negocio: definición y ejemplos“)como por ejemplo el dinero que tienes en la caja, el que tienes en el banco o los productos que tienes en el almacen para venderlos (se hacen líquidos cuando el cliente compra el producto y te paga). Los menos líquidos se les conoce como “activos fijos“, entre los que podríamos incluir por ejemplo una furgoneta de reparto, o el edificio o local que compres para tu actividad. En este caso esos activos también se pueden convertir en dinero cuando los vendas pero vas a tardar más tiempo en hacerlo.

En el lado de la derecha del balance las partidas que incluyas se clasifican en función del grado de exigibilidad, esto es, de si ese dinero te lo pueden pedir mañana mismo o bien lo tienes que devolver dentro de 5 años o a priori no lo tienes que devolver (como el dinero que aportas inicialmente al negocio). Así en la parte de arriba de este lado derecho del Balance tendríamos los “pasivos o deudas a corto“, que son los préstamos que tienes que pagar a muy corto plazo, como el dinero que te prestan los proveedores (te venden la mercancía y te dejan que no se la pagues de contado sino a 90 días), o una póliza de crédito a 1 año con el banco. Es dinero que en  principio tienes que pagar a menos de un año. Debajo de este “pasivo o deuda a corto plazo” estaría el “pasivo o deuda a largo plazo“, por ejemplo una hipoteca del local comercial a 12 años. Y debajo de esto estarían los “recursos propios de tu negocio” (dinero que pusiste al principio o que ha ido generando tu negocio y que has dejado como reservas) y que tiene el menor grado de exigibilidad de este lado del Balance, ya que en principio no vas a devolver este dinero, lo tienes ahí para que el negocio empezase a funcionar y siga funcionado.

Así podría quedar el balance de tu empresa en un grafico genérico:

balance de tu empresa balance de tu empresa

Hasta aquí el artículo de hoy. Como ves detrás de nombres a veces complicados hay una lógica relativamente sencilla de clasificación y equilibrio. Espero haberte ayudado con este artículo. Si es así, por favor compártelo en redes sociales.

Puedes ampliar muchos de estos conceptos dentro del Plan General de Contabilidad.

Si necesitas ayuda con la gestión financiera de tu empresa puedes ponerte en contacto con nosotros aquí.

Gracias

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About Silvia

Silvia Caravantes, Licenciada en Administración y Dirección de Empresas, especializada en Propiedad Industrial, Finanzas y Copywriting. Puedes contratar mis servicios si vas a registrar una marca, nombre comercial o logotipo, o estás en un proceso de oposición o recurso de alzada. Desde hace un año también trabajo de copywritter para otros proyectos online, planificando su calendario de publicaciones con el propósito de crecer en clientes y ventas. Si quieres que trabajemos juntos no dudes en ponerte en contacto conmigo.

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