Cuadro de mando de un autonomo o de una pyme

Algunas de las consultas que recibo en el blog tienen que ver con las variables que una pequeña empresa debería de gestionar y tener presentes cada mes irremediablemente si quiere tener éxito. Por ello he escrito esta entrada que he llamado cuadro de mando de un autonomo o de una pyme.

Cuadro de mando de un autonomo o de una pyme

Ya sabemos que las finanzas pueden dar hasta para realizar una carrera universitaria, pero no tener ese  conocimiento de experto no tiene que significar que sea imposible planificarlas. Dejando a un lado por ahora conceptos como “break even”, “roi”, etc, que dejo para otras entradas, es sencillo crear un pequeño cuadro de mando de un autonomo o de una pyme que te ayude a pilotar tu proyecto. Me gusta comparar un cuadro de mando de un negocio con el de un avión. Si una llega de pronto y encuentra 300 botones con sus correspondientes lucecitas, la reacción más lógica es de bloqueo absoluto. Sin embargo si una se enfrenta a un panel con 7 u 8 botones y luces y un manual de instrucciones es más que probable que aprendamos a pilotarlo con un poco de práctica. A medida que empecemos a sentirnos seguros podremos ir añadiendo en el futuro botones y luces adicionales, siempre y cuando su inclusión nos ayuden a tomar mejores decisiones mientras pilotamos.

Así que si somos noveles en el mundo de las finanzas y de la gestión de un pequeño negocio deberíamos crear un panel con muy pocas luces y botones. Un panel que de forma sencilla nos permita ser conscientes de si mantenemos el rumbo adecuado o tenemos peligro de estrellarnos de forma inminente. Tener un indicador que te diga a qué distancia estás de la luna en cada momento puede ser muy “cool” para fardar con los amigos pero no te aporta absolutamente nada. Si fuese piloto novel me preocuparía tener claro cuánto combustible me queda, a qué altitud sobre el nivel del mar estoy en cada momento,  donde está el norte, y algunas cuantas cosas más, pero estas que acabo de enumerar sin duda estarían en mi cuadro de imprescindibles, mi cuadro de mando de un autonomo o de una pyme.

Vamos a intentar crear un cuadro de imprescindibles con el que deberíamos pilotar nuestro negocio. Este cuadro debería de servirnos como hoja de ruta. Hacer una previsión de estas variables a 1,3 o 6 meses vista nos puede evitar darnos un leñazo irreparable en la medida que saber que vamos directos a un mal destino nos puede permitir tomar medidas para cambiar el rumbo. No manejar estos indicadores puede hacer que seamos conscientes del golpe muy poco antes de que ocurra, sin posibilidades de evitarlo.

 1ª variable.  La primera variable a incluir sería la tesorería que dispones a final del mes actual. Aqui tienes que incluir dos cosas:

– El dinero que tienes en cuenta corriente disponible en el banco. Hablo de la cuenta del negocio.

– El dinero que tienes en efectivo en el negocio (en casa o en la oficina)

 2ª variable.   La 2a variable es COBROS previstos para el próximo mes. Date cuenta que hablamos de cobros no de nuevas ventas. Lo que te van a pagar en efectivo o en la cuenta corriente el próximo mes.

 3ª variable.  La 3a variable es PAGOS previstos del próximo mes. Aquí tienes que incluir tus salidas de dinero o bien de efectivo o de tu cuenta corriente. Aquí hay un montón de conceptos, desde suministros como material de oficina, teléfono, luz, sueldos de los empleados, gasoil, etc.

 4ª variable.  Tesorería disponible a final del mes próximo. Esta tesorería la entedemos como la capacidad o necesidad de financiación que tendrás. Si quieres leer algo más sobre este concepto te recomiendo que leas la entrada Cómo elaborar la previsión de tesorería de tu negocio. Cogemos la variable 1 ( el dinerito que tenemos a final de mes), le sumamos la variable 2 ( los cobros que preveemos para el próximo mes) y le restamos la variable 3 ( los pagos previstos) . Si esto da un resultado positivo en principio todo ok. Si da resultado negativo eso literalmente significa que no tienes liquidez para atender tus obligaciones de pago el próximo mes. Tendrás que buscar esa liquidez, de lo contrario dejarás de pagar a proveedores, a trabajadores o suministros….y empiezan los problemas.

 5ª variable.  Número de clientes.

 6ª variable.   Previsión de clientes a cierre de próximo mes. Aquí estás haciendo una previsión de nuevos clientes para el próximo mes.

 7ª variable.  Ingresos del mes. Aquí incluyes las ventas realizadas en el mes las hayas cobrado o no. Cuando las cobres aparecerán en “cobros”

 8ª variable.  Previsión de ingresos próximo mes.

Ya sabemos que las ventas en ocasiones no se cobran de contado, por lo que tienes que separar ventas y cobros. Esto es fundamental. De lo contrario la podéis liar parda

 9ª variable.  Compras y gastos del mes. Si compras material de oficina este mes tendrás que incluir en compras de este mes ese importe con independencia de si lo pagas este mes o no. Si lo pagas este mes lo pondrás en pagos de este mes y si lo pagas el mes que viene lo pondrás en los pagos previstos para el mes que viene. Como ves, desde un punto de vista contable, comprar no es sinónimo de pagar ni vender no es sinónimo de cobrar. Un ejemplo de gasto del mes sería el sueldo de tus empleados. Supongamos que estamos haciendo las cuentas de junio. En los gastos de junio tendrás que incluir el importe de sus sueldos de junio en la variable de compras y gastos y si los pagas el día 1 de julio el pago no tendrás que ponerlo en junio sino en julio( en la variable 3 pagos previstos para el próximo mes). Si los pagas el 30 de junio esa cantidad también la tendrás que incluir en pagos pero del mes en curso, el de junio.

 10ª variable.  Previsión compras y gastos del mes siguiente.

 11ª variable.  Beneficio o pérdida del mes. Será la diferencia entre los ingresos del mes y las compras y gastos del mes.

 12ª variable.  Beneficio o pérdida estimada del mes siguiente.

En este cuadro de mando de un autonomo o de una pyme puedes incluir variables que entiendas estratégicas para tu negocio y que yo no he incluido en mi propuesta. Lo razonable para cada mes es estudiar las diferencias respecto al anterior, y la tendencia acumulada durante varios meses, analizando las causas que te ayuden a tomar decisiones y acciones de corrección.

Si necesitas ayuda para aplicarlo y encontrar puntos de mejora puedo ayudarte.

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About Silvia

Silvia Caravantes, Licenciada en Administración y Dirección de Empresas, especializada en Propiedad Industrial, Finanzas y Copywriting. Puedes contratar mis servicios si vas a registrar una marca, nombre comercial o logotipo, o estás en un proceso de oposición o recurso de alzada. Desde hace un año también trabajo de copywritter para otros proyectos online, planificando su calendario de publicaciones con el propósito de crecer en clientes y ventas. Si quieres que trabajemos juntos no dudes en ponerte en contacto conmigo.

Comments

  1. David says:

    Muy interesante! Estimar a corto plazo para que sea rentable a largo plazo con subidas crecientes para invertir mas en el negocio y beneficiar más gradualmente. gracias

Puedes dejar aqui tu comentario. Gracias