Siete herramientas para gestionar eficientemente tu tiempo

Las que voy a dar aqui son herramientas prácticas, no son simples consideraciones. En la medida en que las pongas en práctica habitualmente podrás convertirlas en hábito y tus esfuerzos pasarán a ser acciones realmente productivas. Igual que para quien empieza algún proyecto la liquidez suele ser un bien escaso, un emprendedor cuenta con todo su tiempo, pero un día tiene solo 24 horas y acertar en la gestión de ese tiempo es una herramienta muy poderosa, quizá la que más.

Estas son las siete herramientas para gestionar eficientemente tu tiempo:

  1. Antes de gestionar tu trabajo, gestiona tu tiempo, esto hará que gestiones de forma más eficiente tu trabajo. En este orden… Este el el punto de partida de todo lo demás.
  2. Gestiona por igual tu agenda personal y profesional. Planifícalas de forma conjunta. Ambas son igual de importantes.
  3. Prioriza. Gestionar tu tiempo es sinónimo de priorizar. Y hay que priorizar porque puede que el trabajo sea ilimitado, pero el tiempo no lo es. Cuando gestiones tu tiempo prioriza distinguiendo entre lo urgente y lo importante. Haz un cuadrante con dos ejes. Vas a encontrar 4 tipos de asuntos si en un eje pones “grado de importancia de tus asuntos”  y en otro eje pones “grado de urgencia de tus asuntos”. Estos son:
    1. Asuntos que son a la vez urgentes e importantes. Estos deberían ser tu prioridad a la hora de gestionar tu agenda.
    2. Asuntos ni urgentes ni importantes. Esto puedes dejarlo a un lado, de momento.
    3. Asuntos urgentes pero no importantes. Tienes que valorar si van en la agenda detrás de  los primeros.
    4. Asuntos importantes pero no urgentes. Como decía antes hay que valorar cómo de importantes son para que le des un hueco en tu agenda, en segundo o tercer lugar.
  4. Gestiona  tu tiempo como si tu agenda fuese un gran vaso. Planifica primero tus grandes asuntos, los que te interesan porque te van a reportar probablemente los mayores ingresos o bien porque corresponden a los clientes más rentables. Estos grandes asuntos serían las piedras a depositar dentro del vaso. Cuando llenes el vaso con estas piedras ( tus grandes asuntos) podrás encontrar hueco para otras cosas menos importantes para ti y probablemente menos rentables. Es como si cogieses el vaso lleno de piedras y volcases arena fina hasta rellenar todos los huecos entre las piedras. El vaso, tu agenda, que parecía llena con las piedras, aún tenía mucho espacio por ocupar con la arena. La arena simboliza el asunto o asuntos que sin ser realmente importantes generan ingresos que también cuentan en tus ingresos de cada mes. Ten cuidado no llenes toda tu agenda de arena y cuando llegue una gran piedra no quepa en el vaso. Y finalmente si aún quieres, puedes hacer más cosas, puedes coger una jarra con agua y empapar hasta que rebose toda la arena del vaso. Tú decides si quieres tener tu agenda llena de piedras, arena o agua.
  5. Dedica 5 minutos a última hora del día para planificar el día siguiente. Aprovecha lo que acabamos de hablar para fijar para el día siguiente una pequeña lista de tareas urgentes e importantes (las que cumplan ambos criterios) que son las que tendrás a afrontar a primer hora.  Luego todo lo demás tal y como lo organices tú. No dejes que lo no importante ni urgente te vuelva a robar el tiempo más valioso de la mañana.
  6. El maldito correo electrónico. Es probable que ver el correo electrónico sea una tarea importante, pero te aseguro que no es urgente en tu día a día (salvo que esperes un gran contrato), así que programa cada día tus horas de gestión de correo. El correo a primera hora puede desequilibrar toda la planificación que hayas hecho el día anterior. Puedes programar la revisión del correo para la tercera hora de trabajo, y ponle una hora límite: una hora, una hora y media. Luego cierra el correo y sigue con tu planificación hecha por ti el día anterior.
  7. La mesa de trabajo.  Algunos psicólogos aseguran que el orden de una mesa de trabajo representa a nuestro cerebro. Así que después de estos 5 minutos de planificación de cada tarde-noche dedica otros 5 minutos a organizar tu mesa. Al día siguiente empezarás de una forma mucho más productiva la jornada.

Si eres capaza de convertir en hábitos algunas de estas herramientas, sin duda alguna aumentarás la productividad de tu tiempo y por añadidura de tu trabajo. Además, planificar no sólo la agenda profesional sino también la personal te permitirá conciliar vida personal y profesional, o a menos intentarlo.

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Silvia Caravantes.

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 Foto bajo derechos Creative Commons cortesía de El Objetivo Aldia

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About Silvia

Silvia Caravantes, Licenciada en Administración y Dirección de Empresas, especializada en Propiedad Industrial, Finanzas y Copywriting. Puedes contratar mis servicios si vas a registrar una marca, nombre comercial o logotipo, o estás en un proceso de oposición o recurso de alzada. Desde hace un año también trabajo de copywritter para otros proyectos online, planificando su calendario de publicaciones con el propósito de crecer en clientes y ventas. Si quieres que trabajemos juntos no dudes en ponerte en contacto conmigo.

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