Es fantástico que sepas cuanto dinero tienes en el banco, y también el que tienes en el bolsillo, pero para dirigir bien el rumbo de tu negocio es importante que hagas alguna suma y resta más. ¿Has elaborado una previsión de tesorería para los 12 primeros meses del proyecto?.En este post explicaré paso a paso como preparar tu propia previsión de tesorería. Si quieres que te mande de forma totalmente gratuita la hoja excel para elaborarla en tu proyecto suscríbete al blog aquí y después pídemela en este formulario de contacto. Estaré encantada de enviártela.

He conocido a muchos pequeños empresarios que se han encontrado de pronto con un problema de liquidez que no esperaban, no por un impago elevado de un cliente importante, sino por una mala planificación.

Para hacer esta planificación no necesitas hacer ningún MBA. Basta tener claros algunos conceptos y sumar y restar. Vamos a hablar de 4 conceptos clave:

CONCEPTOS CLAVE 1 Y 2: COBROS Y PAGOS. Lo primero que tienes que tener claro es que en tu planificación de liquidez vamos a estimar tus COBROS y tus PAGOS. Creo que todos tenemos claro lo que es cobrar algo ( no he dicho vender, sino cobrar que es bien distinto) y pagar algo. Pues bien, si esto lo tienes claro vamos por muy buen camino.

Así que te pido algo que has de hacer ahora:  coge los pagos de los tres últimos meses y revísalos. Se lo más exhaustivo posible. Utiliza tu cuenta corriente bancaria para ayudarte. En ella puedes ver los movimientos. También sería bueno que busques tickets de compras en efectivo de importes significativos que hayas efectuado. Es el momento de hacer una pequeña clasificación de estos pagos. Empieza por el primer mes, y hazlo para al menos 3 meses.

Agosto 2013:
– telefonía fija: 30 dólares ( o euros)
– telefonía móvil: 60 dólares
– renting vehículo: 300 dólares
– alquiler o hipoteca oficina: 500 dólares
– consumibles oficina: 30 dólares
– suministros ( luz, agua….): 250 dólares
– sueldo empleado: 1.400 dólares
– software y licencias: 150 dólares
– gasolina desplazamientos: 250 dólares
– comidas de negocio: 400 dólares

– gestoría: 60 dólares

– mantenimiento web: 60 dólares

-servicioso jurídicos: 90 dólares

-marketing on-line: 120 dólares

Este es un ejemplo para alguien que vende servicios profesionales (formación y consultoría) pero puedes adaptarlo a tu negocio, tan solo cambia el nombre del pago o del cobro. La enumeración de pagos por supuesto tiene que ser lo más exhaustiva que puedas. Esto va a darte un IMPORTE TOTAL PAGADO en el mes de agosto. Esto debes hacerlo para septiembre y octubre también. Como es un ejemplo me he inventado las cifras para los 3 meses. Vas a obtener 3 cifras totales, una para cada mes.

Bien ya tenemos hecho la mitad. Ánimo

Ahora hay que buscar los cobros. Haz lo mismo que antes, búscalos en tu cuenta corriente bancaria si te sirve de ayuda (no olvides los que has cobrado en metálico, en efectivo) pero ahora nos estamos refiriendo a dinero que has cobrado. En cada mes, suma tus cobros y obtendrás una cifra.

Bien, bien……. Así que mirando atrás hemos cogido los tres meses anteriores y para los pagos hemos obtenido 3 cifras (PAGOS de agosto, septiembre y octubre) y para los cobros otras 3 cifras (COBROS de agosto, septiembre y octubre).

CONCEPTO CLAVE 3: CAPACIDAD O NECESIDAD DE FINANCIACIÓN. Hasta ahora ha sido fácil ¿verdad?. Ahora vamos a utilizar un tercer concepto muy sencillo (habíamos utilizado otros dos : cobrar y pagar). Se trata de «LA CAPACIDAD O NECESIDAD DE FINANCIACIÓN«. Aunque la palabreja es larga, es realmente sencilla de calcular porque se obtiene restando dos números (ya veis como os dije que esto iba solo de sumar y restar).

Vamos a nuestro ejemplo. Coge los datos del mes de agosto. ¿Cuanto cobraste? En nuestro ejemplo he supuesto que como agosto es un mes prácticamente inhábil se ha cobrado únicamente 700 dólares. Estos son los «cobros». ¿Cuanto pagaste? : en nuestro ejemplo 3.700 dólares. Estos son los pagos. Coge lo que cobraste y réstale lo que pagaste. 700 – 3.700 = 3.000 dólares. Hemos hecho una resta y el resultado como es negativo es la «necesidad de financiación del mes de agosto». Eso significa que ese mes hemos tenido que buscar dinero para pagar porque de lo contrario no podimos cumplir con nuestros compromisos de pago de ese mes. Si fuese positiva ese mes tendríamos una «capacidad de financiación», por decirlo de forma sencilla generamos ahorro ese mes, cobramos más de lo que pagamos.

Es importante esto porque estas cantidades mes a mes se van a acumulando ( no se quedan en el vacio) y cuando estas cantidades acumuladas siguen siendo negativas se pueden comer soterradamente toda tu liquidez guardada (la que tengas al margen de lo que «da el negocio cada mes») sin que te des casi ni cuenta.

Lo que hemos hecho, en una hoja excel quedaria asi:

CONCEPTO CLAVE 4: CAPACIDAD O NECESIDAD DE FINANCIACIÓN ACUMULADA. Ahora que tenemos la capacidad o necesidad de financiación de los 3 meses (en agosto ha sido negativa y por importe de 3.000 euros, en septiembre hay una capacidad de financiación de 200 euros (ahorro) y en octubre también hay capacidad de financiación (valor positivo) por importe de 800 euros. Es el momento de obtener la cuarta variable: «LA CAPACIDAD O NECESIDAD DE FINANCIACIÓN ACUMULADA«, que dicho de forma coloquial es el acumulado de la liquidez que vamos generando en nuestro negocio (capacidad de financiación acumulada) o por el contrario si el resultado es negativo será el acumulado de liquidez  que necesitamos para cubrir los pagos (necesidad de financiación).

¿Por qué es importante llegar a calcular esta 4ª variable o concepto clave?. Si tu negocio va generando liquidez, esto es, genera capacidad de financiación, no hay problema, pero si ocurre lo contrario (vas acumulando una necesidad de financiación, en lugar de una capacidad de financiación) es vital que tengas lo más controlado posible qué importe estás generando en negativo cada mes, porque de lo contrario esto puede hacer que eches el cierre a tu negocio.  Desgraciadamente lo he visto en bastantes casos, en negocios que a priori llevaban años funcionando, con volúmenes de facturación importantes.

El planificar tu liquidez para el próximo año te va a permitir anticiparte a futuros problemas y encontrar la solución antes de que sea demasiado tarde.  Si encuentras que tu liquidez va a ser negativa en los próximos meses esto te va a permitir replantearte tu estrategia: o bien tendrás que buscar financiación ajena para cubrir esos desfases, o tendrás que poner tú el dinero, o tendrás que reducir gastos. Y ¿puede ocurrirte esto aunque el negocio vaya viento en popa y sigues creciendo en número de clientes cada mes? La respuesta rotundamente es : SI. Pero eso lo dejo para otro post…..

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Silvia

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