Hace ya algunos meses, escribimos sobre la importancia en la gestión y coordinación de nuevos proyectos y publicamos el post siete herramientas para gestionar eficientemente tú tiempo. Hoy vamos a dar un paso más en este sentido y vamos a analizar algún software útil para la gestión y coordinación de nuevos proyectos.

Ya sea para aquellos emprendedores que comienzan desde cero con un ordenador desde casa, para aparejadores o arquitectos que necesitan gestionar y coordinar una obra, o bien para grandes proyectos que puedan necesitar de una coordinación entre las diferentes áreas, todos, sin excepción, encuentran tarde o temprano los mismos problemas:

• Problemas con la gestión documental (demasiado papel)
• Coordinación de las diferentes áreas o partes de un proyecto
• Ineficiencia en la gestión del tiempo
• Inadecuación a requisitos legales
• Establecimiento y seguimiento de objetivos
• Protección de cada uno de los pasos programados
• Y seguro que vosotros mismos podéis incluir algún que otro punto más en función del proyecto al que estáis dando forma…

Gestión y coordinación de nuevos proyectos

En primer lugar quiero recomendaros un software para tener bajo control la gestión y coordinación de nuevos proyectos de gran envergadura y presupuesto, lo conocí a través de un amigo arquitecto (siempre prefiero recomendar lo que previamente he probado o he conocido a través de alguien de confianza). Se trata de un software de Coordinación Empresarial de la web de CtaimaCAE que permite tener una visión integral de coordinación de proyectos y actividades empresariales. Uno de los fuertes de este software es la gestión documental. En el caso de las empresas de arquitectura es muy importante tener bajo control la enorme cantidad de documentación que presentan las empresas contratistas a lo largo de la duración del contrato de obra. El control de esta documentación así como el cumplimiento de los requisitos legales, hacen que la gestión documental de grandes proyectos sea fundamental para evitar sanciones en caso de que dicha documentación sea requerida por órganos competentes. Además facilita la gestión de la obra o el proyecto de forma integral y permite tener bajo control todas las especificaciones de cada uno de las partes de un proyecto. Me he referido a un proyecto de arquitectura pero ocurre igual en el caso de proyectos educativos o de otra índole en los que es necesario tener perfectamente organizados toda la documentación relativa a la institución educativa supervisora correspondiente (ya sea comunidad autónoma u órgano estatal), la relativa a prevención de riesgos laborales, en materia de seguros de responsabilidad civil y accidentes, biosanitarios, etc.

Gestión y coordinación de nuevos proyectos

En segundo lugar también quiero presentaros una aplicación para la gestión de proyectos que yo misma he probado. A mi parecer es una herramienta muy útil, y convierte en entretenida la gestión y coordinación de cualquier proyecto, algo que se convierte en farragoso si vas acumulando días y semanas de trabajo sin la ayuda en la aplicación de una de estas herramientas de gestión. La aplicación en cuestión se llama TRELLO. Para nuevos proyectos y bajo presupuesto es muy útil ya que entre otras ventajas es gratuita. Con esta aplicación podréis disminuir el número de documentos lanzados (ya sea en la versión tradicional de papel o en la online), reduce drásticamente el número de correos electrónicos entre los integrantes del proyecto y facilita la comunicación e interacción entre todos los miembros del proyecto en un mismo lugar. La interface es comparable a un sistema de “post it” (pero que no se despegan…) y de un vistazo puedes realizar el seguimiento completo del proyecto.

En definitiva, contar ahora con herramientas que faciliten la gestión y coordinación de nuevos proyectos es más fácil que nunca gracias, en parte, a la gran cantidad de herramientas y software que nos pueden servir de ayuda. Al igual que estamos habituados a contratar software de contabilidad, de gestión de nóminas, de facturación, control de stock, etcétera. ¿Por qué no utilizar software de coordinación empresarial o aplicaciones de gestión que nos faciliten el día a día? Contamos con aplicaciones gratuitas y con aplicaciones de pago. No hay excusa para comenzar a hacerlo.

Espero que os haya gustado este artículo y que sobre todo os sea de utilidad. Si es así podéis compartirlo en redes sociales, ¡gracias!

Silvia Caravantes.