En este post veremos cuáles son los trámites necesarios para la puesta en marcha de una empresa. Una vez que has optado por la forma jurídica más acorde a tu situación y a la de tu negocio/proyecto (bien dándote de alta como autónomo/freelance o bien creando una sociedad), es momento de llevar a cabo una serie de trámites adicionales que garantizarán la correcta puesta en marcha de tu empresa.
7 TRÁMITES PARA LA PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA
1. Si en tu negocio vas a gestionar datos de carácter personal de tus clientes, debes de tener en cuenta la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), la cual establece las obligaciones que los responsables de los ficheros y sus tratamientos, tanto de organismos públicos como privados, han de cumplir para garantizar el derecho a la protección de los datos de carácter personal. Es decir, la responsabilidad sobre el cumplimiento de esta Ley recaerá siempre sobre el emprendedor o la empresa. Dichos ficheros habrá que inscribirlos en el Registro General de Protección de Datos (en el caso de España) y este trámite se realizará ante La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD); también existe la posibilidad de realizarlo de forma telemática a través de la sede electrónica de la AEPD. Yo he optado por la presentación telemática.
2. El segundo trámite importante para la puesta en marcha de una empresa es el asunto licencias del Ayuntamiento, que va a depender de donde se vaya a ejercer la actividad y de cual sea dicha actividad. Existen diferentes tipos de licencias en función de cada actividad y Ayuntamiento, pero las dos más habituales son:
- Licencia de actividades, instalaciones y obras. Para ejercer una actividad en un local, ya sea una oficina, una tienda, un almacén… necesitamos disponer de esta licencia urbanística municipal que será aprobada por el Ayuntamiento en cuestión.
- Licencia de Funcionamiento. Esta licencia se otorga una vez que han sido constatadas las condiciones urbanísticas, ambientales y de seguridad que han sido especificadas para el destino específico que se vaya a desarrollar. El objeto de esta licencia es autorizar la puesta en uso de los locales, instalaciones, edificios… para la actividad en cuestión.
3. El tercer trámite para la puesta en marcha de una empresa es comunicar la apertura de un centro de trabajo en la Dirección Provincial de Empleo y Seguridad Social. El objeto de este paso es el control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Dicha apertura debe ser comunicada por el representante legal de la empresa en el plazo de 30 días desde la apertura de un centro de trabajo.
4. Otro de los trámites a realizar en la Dirección Provincial de Empleo y Seguridad Social será la adquisición y legalización del libro de Visitas. Todas las empresas, con o sin trabajadores por cuenta ajena, están obligadas a tener un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios del Cuerpo Nacional de Inspección del Trabajo. Además están obligadas a conservar dicho libro por un plazo de 5 años a contar desde la última diligencia escrita una vez que el Libro se agote.
5. Se deben registrar las marcas, nombres comerciales, logotipos, denominación social, frase comercial o cualquier signo distintivo que caracteriza y de nombre a nuestra empresa. Dicho registro debe hacerse ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Para este trámite os invito a leer el siguiente artículo Guía para el registro de una marca o nombre comercial y pongo a vuestra disposición nuestro Servicio para el Registro de marcas y Nombres Comerciales.
6. Otro trámite a tener en cuenta en la puesta en marcha de una empresa en caso de tener trabajadores por cuenta ajena es el alta de los contratos de trabajo. Se trata de legalizar los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo no superior a 10 días desde la fecha de firma del contrato. Este procedimiento ya es posible hacerlo online a través de un nuevo servicio: Contrat@
7. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social para obtener un número de identificación y control sobre las obligaciones de la empresa en la Seguridad Social. Dicho número se denomina Código Cuenta Cliente y a él se vincularán el resto de Códigos que deban asignarse a un empresario ya que deberá solicitar un Código en cada una de las provincias donde ejerza actividad.
Estos 7 trámites son los más habituales para la puesta en marcha de una empresa, aunque existen otra serie de trámites específicos que van a estar ligados a la actividad concreta que se vaya a desarrollar, como por ejemplo bares, cafeterías, agencias de viajes, empresas de seguridad, establecimientos alimentarios entre otros.
Si quieres saber algo más concreto sobre la actividad que vayas a desarrollar o sobre el proceso de creación de una empresa puedes ponerte en contacto a través del Servicio de Consultoría para Autónomos y Pymes.
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Silvia Caravantes.
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